Giới Thiệu Về Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành Văn Bản Điện Tử

twitter

Bản in Gởi bài viết

I. Giới thiệu chung

I.1. Mục tiêu và các chức năng chính của phần mềm

“Phần mềm hỗ trợ Quản lý Điều hành tác nghiệp – TDOffice” được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của một cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.

Đang xem: Phần mềm quản lý văn bản điều hành

Các chức năng chính của phần mềm bao gồm:

1.Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, …

2.Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản, …

3.Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản.

4.Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng

5.Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

6.Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.

7.Quản lý lịch họp của Lãnh đạo.

8.Quản lý lịch công tác của cá nhân, của phòng ban, của cơ quan.

9.Quản lý các mẫu biểu sử dụng trong mọi hoạt động tác nghiệp điều hành của cơ quan, tổ chức.

10. Quản lý đăng ký gặp Lãnh đạo, đăng ký phòng họp.

11. Quản lý Đăng ký mượn tài sản, mượn xe.

12. Quản trị nội dung, các tin bài được biên tập, trình duyệt, phát hành tin tức.

13. Quản lý hệ thống các diễn đàn trao đổi thông tin giữa các thành viên của hệ thống.

14. Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng (WAN) hoặc qua Internet.

15. Trao đổi thông tin nội bộ thông qua các hình thức chat nội bộ, gửi tin nhắn SMS.

16. Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp công cụ tra cứu khai thác các tài liệu lưu trữ.

17. Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo (đối với các cơ quan hành chính nhà nước).

Phần mềm TDOffice bao gồm các phân hệ (module) có thể được cài đặt độc lập hoặc tích hợp thành một sản phẩm thống nhất đáp ứng các yêu cầu khác nhau của khách hàng.

I.2. Phạm vi ứng dụng và các đối tượng phục vụ của phần mềm

Đối tượng phục vụ của TDOffice này là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).

Trong phạm vi của một cơ quan/doanh nghiệp thì các nhóm đối tượng phần mềm phục vụ bao gồm:

– Lãnh đạo cơ quan/đơn vị

– Lãnh đạo phòng Hành chính/Văn phòng

– Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn

– Bộ phận Hành chính – Văn thư (phòng Hành chính/Văn phòng).

– Cán bộ nghiệp vụ / Chuyên viên (chuyên môn thuộc phòng/ban)

– Cán bộ Quản trị hệ thống.

II. Thành phần và chức năng

II.1. Các module thành phần của phần mềm

Phần mềm hỗ trợ Điều hành tác nghiệp TDOffice bao gồm các phân hệ:

1.Module Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành – tác nghiệp

2.Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

3.Module Quản lý biểu mẫu soạn thảo

4.Module Thư điện tử

5.Module Nhắc việc

6.Module Quản lý tài liệu lưu trữ (TDArchives)

7.Module Quản lý Đăng ký xe

8.Module Quản lý Đăng ký phòng họp

9.Module Chat nội bộ

10. Module Gửi tin nhắn SMS

11. Module Nhắc việc Offline

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước, phần mềm TDOffice còn bao gồm thêm các module sau:

12. Module Cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy

13. Module Công báo tỉnh/đơn vị

Các phân hệ có thể cài đặt và vận hành dưới dạng các sản phẩm độc lập hỗ trợ cho các nghiệp vụ riêng biệt hoặc tích hợp thành một sản phẩm thống nhất với kiến trúc tổng thể như sau:

II.2. Quan hệ trao đổi thông tin giữa các phân hệ

Khi các phân hệ được cài đặt riêng lẻ, từng phân hệ sẽ là một hệ thống trợ giúp người dùng trong việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý thông tin phục vụ các tác nghiệp khác nhau diễn ra hàng ngày như quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tra cứu các văn bản pháp quy, tìm kiếm các hồ sơ lưu trữ phục vụ cho mục đích nghiên cứu, tạo lập và tra cứu lịch công tác… Tùy theo yêu cầu công việc, người dùng sẽ đăng nhập vào hệ thống và sử dụng các module phần mềm của TDOffice để giải quyết công việc đặt ra.

Các phân hệ cũng có thể được tích hợp thành một sản phẩm thống nhất cho phép người dùng sử dụng đồng thời các chức năng khác nhau của các phân hệ phục vụ cho công tác chuyên môn. Việc cho phép cài đặt riêng lẻ hay tích hợp tạo được sự mềm dẻo trong việc đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Khi cài đặt tích hợp, việc tương tác của người dùng với hệ thống được thực hiện hoặc theo cách truyền thống là đăng nhập trực tiếp vào từng phân hệ hoặc thông qua các chức năng đã được tích hợp trên Trang thông tin điện tử hỗ trợ điều hành tác nghiệp. Khi đó ngoài những dịch vụ đặc thù như Email, lập và xem lịch công tác, đăng ký phòng họp v.v, Trang thông tin điện tử hỗ trợ điều hành tác nghiệp còn cung cấp cho người dùng những tiện ích của các phân hệ khác như theo dõi văn bản đến, văn bản đi, theo dõi tình hình, tiến độ xử lý công việc, tra cứu các văn bản pháp quy… Trong mỗi phân hệ có xây dựng sẵn các giao diện cho phép mỗi phân hệ có thể trao đổi thông tin và cung cấp dịch vụ cho các phân hệ khác. Các trao đổi thông tin bao gồm:

2.Trao đổi thông tin giữa Trang thông tin điện tử hỗ trợ điều hành tác nghiệp với Hệ thông quản lý tài liệu lưu trữ cho phép người dùng tìm kiếm và đăng ký “mượn” các tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ của cơ quan phục vụ cho mục đích nghiên cứu đồng thời hỗ trợ các chuyên viên Lưu trữ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và quản lý độc giả.

3.Trao đổi thông tin giữa Trang thông tin điện tử hỗ trợ điều hành tác nghiệp với Cơ sở dữ liệu các văn bản pháp quy cung cấp các tiện ích tìm kiếm, tra cứu các văn bản pháp quy phục vụ cho công việc của từng cá nhân.

4.Trao đổi thông tin giữa Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ nhằm tự động hóa quá trình nhập liệu cho công tác lưu trữ, bảo đảm tính nhất quán của thông tin được sử dụng trong nghiệp vụ lưu trữ.

II.3. Các module của phần mềm TDOffice

II.3.1. Module Trang Thông tin điện tử phục vụ Điều hành tác nghiệp

Module Trang Thông tin điện tử phục vụ Điều hành tác nghiệp hướng tới hỗ trợ các nghiệp vụ sau:

1.Quản trị hệ thống.

Cho phép người quản trị có thể quản lý được toàn bộ hệ thống:

– Quản lý và phân quyền cho người dùng;

– Quản lý hệ thống danh mục: chuyên mục tin, danh sách phòng ban, phòng họp, danh sách diễn đàn, … danh mục này sẽ có thể được chia sẻ dùng chung với các module khác của bộ phần mềm.

2.Quản lý thông tin cá nhân

Cho phép quản lý, thay đổi thông tin cá nhân khi đăng nhập vào chương trình.

3.Quản lý Tin tức, Sự kiện tin

Cho phép người dùng biên tập, kiểm duyệt, phát hành tin tức theo nhiều chuyên mục, chủ đề, lĩnh vực và các sự kiện tin khác nhau.

4.Quản lý Diễn đàn

Cho phép tạo lập các diễn đàn trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên sử dụng hệ thống.

5.Quản lý lịch công tác của cá nhân, của phòng ban, của cơ quan

Hỗ trợ các cá nhân quản lý lịch công tác cá nhân, xem lịch công tác của phòng ban, của cơ quan; Hỗ trợ các cá nhân được phân quyền cập nhật, quản lý lịch công tác của phòng ban, cơ quan. Tính năng này có thể thay thế bởi việc tích hợp module Lịch công tác, với nhiều tính năng mạnh hơn.

6.Đăng ký gặp Lãnh Đạo

Cho phép các cá nhân gửi thư đăng ký gặp lãnh đạo, quản lý các thư đăng ký đã gửi, nhận thư trả lời; Cho phép các cá nhân có quyền Nhận thư đăng ký gặp lãnh đạo được phép nhận và trả lời thư đăng ký.

7.Đăng ký phòng họp

Cho phép các cá nhân gửi thư đăng ký phòng họp, quản lý các thư đăng ký đã gửi, nhận thư trả lời; Cho phép các cá nhân có quyền nhận thư đăng ký phòng họp nhận và trả lời thư đăng ký. Tính năng này có thể thay thế bởi việc tích hợp module Quản lý phòng họp, với nhiều tính năng mạnh hơn.

8.Đăng ký mượn tài sản, mượn xe

Cho phép các cá nhân gửi thư đăng ký mượn tài sản, quản lý các thư đăng ký đã gửi, nhận thư trả lời; Cho phép các cá nhân có quyền nhận thư đăng ký mượn tài sản nhận và trả lời thư đăng ký. Chức năng mượn xe công vụ có thể được thay thế bằng việc tích hợp module Quản lý đăng ký xe, với nhiều tính năng mạnh hơn.

9.Quản lý lịch họp.

Cho phép cập nhật lịch họp của đơn vị, phòng ban, hay căn cứ vào nội dung thư đăng ký phòng họp và cập nhật thông báo lịch họp, đồng thời có sự kiểm tra phòng họp nào còn trống, phòng họp nào đã được mượn để sắp xếp phòng họp cho phù hợp. Tính năng này có thể thay thế bởi việc tích hợp module Quản lý phòng họp, với nhiều tính năng mạnh hơn.

10. Quản lý Bình chọn.

Cho phép đặt câu hỏi về chủ đề nào đó và đưa ra các sự lựa chọn khác nhau, người sử dụng khi vào chương trình thì có thể tham gia bình chọn cho chủ đề đó.

11. Quản lý Quảng cáo.

Cho phép các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân khác có thể đặt quảng cáo tại trang web này.

12. Tìm kiếm tin tức, thông tin cá nhân

Cho phép người dùng có thể tìm kiếm tin tức nào đó mà đã được đăng tải trên website này, hoặc thông tin cá nhân của người dùng đã đăng ký trong website và có sự chia sẻ thông tin cá nhân đó.

13. Website liên kết.

Người dùng có thể lựa chọn trang website khác đã được khai báo trong phần quản trị hệ thống tại đây mà không cần phải mở một trang mới và nhập tên địa chỉ website đó.

14. Tích hợp các module khác

Các module có thể tích hợp và sử dụng trực tiếp trong trang thông tin điện tử phục vụ điều hành, nhằm mục tiêu hỗ trợ đăng nhập một lần và cho phép thao tác truy cập nhanh tới các thông tin cung cấp bởi các module khác ngay trong giao diện của module Trang thông tin điện tử.

II.3.2. Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc là thành phần chính của phần mềm TDOffice và được xây dựng dựa trên các quy định của Chính phủ, bao gồm:

– Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.

– Quy chế làm việc của Chính phủ, ban hành kèm theo nghị định số 23/2003/NĐ-CP, ngày 12 tháng 3 năm 2003 của Chính phủ.

– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản.

– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, ngày 18 tháng 07 năm 2005 về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Ngoài ra, module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc còn đáp ứng được nhiều quy định bổ sung khác của các tỉnh/thành, các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước, cũng như có thể phục vụ tốt cho các đối tượng sử dụng là các loại hình tổ chức, doanh nghiệp khác.

1.Nhóm chức năng quản lý văn bản đến

– Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến theo đường giấy tờ.

– Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.

– Tiếp nhận, vào sổ văn bản điện tử đến qua mạng: Cho phép tiếp nhận và vào sổ các văn bản điện tử từ các Cơ quan ngoài, chi nhánh, công ty thành viên gửi đến qua mạng.

– Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, hay quá hạn (trễ hạn), các văn bản chưa xem, văn bản đến chờ vào sổ, …

– Phân xử lý văn bản (theo luồng hoặc không theo luồng xử lý đã được định nghĩa trước), chuyển tiếp văn bản cho các đối tượng xử lý tiếp theo và chuyển phối hợp xử lý văn bản cho một hoặc một số đối tượng liên quan phối hợp xử lý. Chuyển văn bản gửi đích danh người nhận trong cơ quan.

– Xử lý, phối hợp xử lý văn bản: cho phép người xử lý văn bản cập nhật trạng thái và kết quả xử lý công việc của mình.

– Lưu tham khảo, chuyển văn bản nhận để biết: cho phép xác nhận việc không xử lý một văn bản nào mà chỉ mang tính chất tham khảo.

– Sao y, sao lục văn bản.

– Phân quyền xem văn bản: cho phép phân quyền xem các văn bản cho các đối tượng liên quan, đảm bảo tính bảo mật của từng loại văn bản.

– Tập hợp văn bản liên quan: cho phép tập hợp các văn bản liên quan đến một văn bản thành một chuỗi nhằm truy xuất và xử lý các công việc thuận tiện hơn.

– Xem và phân luồng luân chuyển/xử lý văn bản: cho phép người dùng xem luồng luân chuyển để nắm được lịch sử của văn bản chung chuyển giữa các đối tượng trên mạng.

– Lập và in phiếu xử lý văn bản: cho phép in ra bản tóm lược việc xử lý văn bản, luân chuyển giữa các đối tượng.

– Lập và in sổ công văn đến: cho phép lập và in sổ công văn đến bao gồm danh sách các văn bản đến đang được quản lý trong chương trình.

– Tìm kiếm văn bản đến.

– Theo dõi tình hình/trạng thái văn bản được xử lý (Đang xử lý, Xử lý đúng hạn, Xử lý quá hạn, Đã hoàn thành xử lý, …)

– Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đến trong hệ thống, danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến quan trọng, văn bản quy phạm pháp luật, danh sách văn bản đến chưa vào sổ/ đã vào sổ, danh sách văn bản đến theo các tiêu thức quản lý của văn bản, theo người xử lý hoặc người phối hợp xử lý, …

– Hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh chóng: cho phép sao chép một văn bản sẵn có, nhập tắt cho các trường dữ liệu được quản lý bởi danh mục dữ liệu.

2.Nhóm chức năng quản lý văn bản đi

– Vào sổ và quản lý văn bản đi.

– Cho phép gắn kèm các văn bản gốc được quét (scan) trực tiếp từ trong chương trình hoặc các file mềm để xem tham khảo và quản lý.

– Gửi văn bản điện tử đi qua mạng nếu các điểm triển khai hệ thống có nối mạng với nhau.

– Chức năng màn hình nhắc việc: Nhắc nhở người dùng có những công việc gì mới cần làm, những công việc đang thực hiện chưa xong, hay quá hạn (trễ hạn), như văn bản đi chờ ban hành hay chờ vào sổ, …

– Phân quyền xem văn bản

– Thiết lập văn bản phải theo dõi hồi báo, thực hiện theo dõi hồi báo như cách thông thường hay theo dõi hồi báo qua mạng

– Lập và In sổ văn bản đi

– Tìm kiếm văn bản đi trong hệ thống

– Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách toàn bộ văn bản đi; danh sách toàn bộ văn bản phát hành nội bộ đơn vị; danh sách văn bản đang theo dõi hồi báo, đã hồi báo; danh sách theo đối tượng theo dõi hồi báo; danh sách theo người nhận trong nội bộ đơn vị; danh sách văn bản phát hành trong ngày; danh sách các văn bản phát hành đi có tính chất quan trọng; danh sách văn bản đi chưa vào sổ, đã vào sổ; danh sách văn bản đi theo các tiêu thức quản lý văn bản: loại văn bản, lĩnh vực, đối tượng soạn thảo, người ký duyệt, …; danh sách văn bản được gửi qua đường mạng; danh sách văn bản đi theo năm phát hành.

3.Nhóm chức năng quản lý hồ sơ/xử lý công việc

– Tạo lập hồ sơ công việc và gắn các văn bản liên quan (văn bản đến, đi hoặc các văn bản tham khảo) vào hồ sơ công việc.

– Lập văn bản dự thảo và phiếu trình: cho phép tạo lập văn bản dự thảo và soạn thảo phiếu trình để xử lý/giải quyết một công văn đến hoặc yêu cầu của lãnh đạo cần xử lý công việc, toàn bộ các văn bản này tự động được cập nhật vào Hồ sơ xử lý tương ứng.

Xem thêm: Signature Là Gì ? Nghĩa Của Từ Signatures Trong Tiếng Việt Tại Sao Lại Là Signature

– Phối hợp xử lý, cho phép đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho văn bản dự thảo trong quá trình xử lý.

– Trình văn bản lên lãnh đạo: chức năng cho phép trình văn bản dự thảo kèm phiếu trình lên lãnh đạo phê duyệt.

– Xác nhận hoàn thành văn bản: chức năng cho phép lãnh đạo có thẩm quyền xác nhận hoàn thành quá trình dự thảo và trình ký văn bản, là cơ sở để phát hành văn bản.

– Chức năng chuyển phát hành thành văn bản đi hoặc văn bản nội bộ.

– Chức năng Luồng luân chuyển: tự động cập nhật thông tin ngày giờ, người gửi, người nhận của toàn bộ quá trình luôn chuyển, trình/duyệt, đóng góp giữa các đối tượng liên quan đến Hồ sơ/văn bản trình.

– Chức năng hiển thị luồng xử lý Hồ sơ/công việc: Cho phép xem và nắm bắt được quá trình, tình trạng các công việc thông qua luồng trao đổi điện tử được ghi nhận lại trong hệ thống.

– Cập nhật văn bản ban hành: chức năng tự động cập nhật văn bản dự thảo cuối cùng sau khi được lãnh đạo phê duyệt thành văn bản ban hành.

– Kết thúc Hồ sơ xử lý công việc: nếu quá trình xử lý đã hoàn tất đóng hồ sơ

– Chuyển giao hồ sơ cho người khác xử lý: người xử lý chính có thể chuyển quyền xử lý chính cho người khác bằng cách chọn lại thông tin “Xử lý chính” là tên người sẽ thay thế mình.

– Lập và in danh sách Hồ sơ: phục vụ Văn thư tổng hợp và in báo cáo danh sách các hồ sơ khi có yêu cầu, đồng thời cho phép các chuyên viên, lãnh đạo (theo quyền hạn) thực hiện việc kết xuất báo cáo tình hình xử lý công việc của mình hoặc của chuyên viên khác (theo quyền) khi có yêu cầu hoặc theo định kì, thống kê được các công việc quá hạn, các công việc bị đình trệ để có các quyết định kịp thời và chính xác.

– Tìm kiếm theo tiêu thức: cho phép người sử dụng sử dụng chức năng này để tìm kiếm một hồ sơ, tập hợp các hồ sơ trong hệ thống.

– Tra cứu, thống kê theo phân loại: danh sách các dồ sơ ở trạng thái đang xử lý, đang xử lý quá hạn, đã xử lý đúng hạn/ quá hạn; danh sách các phiếu yêu cầu của mỗi cá nhân phải giải quyết; danh sách các hồ sơ của cá nhân chịu trách nhiệm xử lý chính; danh sách các hồ sơ của cá nhân thực hiện phối hợp xử lý; danh sách các văn bản dự thảo của cá nhân tạo lập và trình duyệt; danh sách toàn bộ hồ sơ đang được lưu trong hệ thống, có thể phân loại theo tình trạng hồ sơ, theo loại hồ sơ (hồ sơ xử lý vụ việc, hồ sơ tập hợp văn bản, …), theo các lĩnh vực; danh sách hồ sơ theo lãnh đạo phụ trách, …

4.Nhóm chức năng khai thác thông tin tổng hợp: phục vụ chủ yếu cho đối tượng lãnh đạo

– Các loại thống kê, báo cáo: danh sách văn bản đến trong ngày, danh sách các văn bản đến theo tình trạng xử lý (đang xử lý, đang quá hạn xử lý, đã hoàn thành xử lý, đã xử lý nhưng quá hạn), danh sách các văn bản đi phát hành trong ngày, danh sách các văn bản đi phát hành trong tháng/năm, danh sách các văn bản đi đang theo dõi hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo), danh sách các văn bản đi đã kết thúc hồi báo (phân nhóm theo từng cán bộ theo dõi hồi báo hoặc tổng hợp).

– Tạo lập và in báo cáo tình hình xử lý văn bản đến theo thời gian nhận, tình trạng văn bản, phân nhóm văn bản phục vụ lãnh đạo nắm tình hình

– Tạo lập và in báo cáo tình hình hồi báo văn bản đi: theo ngày ban hành, không cần theo dõi hồi báo, đang theo dõi hồi báo, đã kết thúc hồi báo, phân nhóm theo người theo dõi hồi báo hoặc người ký hoặc người soạn hoặc tổng hợp.

– Tạo lập và in báo cáo hoạt động của chuyên viên: theo ngày tháng hoặc chuỗi thời gian, hoạt động của một, một số chuyên viên hoặc toàn bộ chuyên viên trong cơ quan, giúp lãnh đạo đánh giá được tình hình tại cơ quan.

– Liệt kê nhật ký toàn bộ các thao tác, hoạt động của một danh sách lựa chọn hoặc tất cả người dùng trong Cơ quan: cho phép ghi nhận toàn bộ thông tin đối tượng, ngày giờ, thao tác làm gì của người dùng trong Cơ quan và giám sát được các truy cập chặt chẽ.

– Liệt kê nhật ký hoạt động trong từng ngày của người dùng: cho phép theo dõi và giám sát hoạt động hằng này các loại công việc gì, do ai làm và trong thời gian nào. Có thể nhóm theo từng thao tác, theo người thực hiện tác vụ.

– Liệt kê nhật ký hoạt động theo từng ngày: Liệt kê theo chuỗi thời gian hàng ngày, mỗi ngày có những tác vụ nào thực hiện, ai thực hiện, thời gian thực hiện.

5.Nhóm chức năng quản trị hệ thống và thông tin danh mục

– Cho phép quản lý các thông số cấu hình hệ thống để vận hành chương trình, các cấu hình hệ thống cần quản lý bao gồm:

+ Cấu hình tích hợp sử dụng hệ thống danh bạ điện tử tích hợp với LDAP, Active Directory,… (trong trường hợp không sử dụng người dùng của Domino Directory) đảm bảo thuận tiện trong việc xác thực sử dụng các chương trình và đảm bảo an toàn cho hệ thống.

+ Cấu hình phần chuyển đổi dữ liệu và phân tách dữ liệu và tra cứu dữ liệu theo khoảng thời gian từng năm theo quy đinh văn thư lưu trữ.

+ Cấu hình tích hợp hệ thống với Trang Thông tin điện tử phục vụ Điều hành tác nghiệp.

+ Cấu hình các tham số đường dẫn và kết nối với các CSDL.

– Quản trị người dùng: cho phép quản lý người sử dụng trong hệ thống, phân quyền sử dụng các chức năng trong chương trình với từng nhóm người sử dụng hoặc từng đối tượng cụ thể.

– Cho phép ủy quyền xử lý công việc: Người sử dụng có thể ủy quyền xử lý cho người khác xử lý công việc thay mình trong 1 phạm vi thời gian nhất định.

– Quản lý danh mục: được ví như từ điển tra cứu, với chức năng lưu trữ và quản lý các loại danh mục khác nhau phục vụ cho việc quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, phục vụ cho việc hỗ trợ nhập dữ liệu nhanh, chính xác, thuận tiện, giúp cho việc chuẩn hóa các tiêu thức thống kê,… Các danh mục quản lý bao gồm: sổ văn bản, loại văn bản, ký hiệu văn bản, lĩnh vực văn bản, độ mật văn bản, độ khẩn văn bản, cấp cơ quan, cơ quan, phòng ban nội bộ, mẫu văn bản dùng chung (các mẫu để tạo văn bản dự thảo)

Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cũng bao gồm các khả năng cho phép tạo lập các luồng xử lý văn bản được định nghĩa trước theo các quy trình xử lý đã được chuẩn hóa trong đơn vị, hay tạo lập các báo cáo với các tiêu thức do người lập báo cáo lựa chọn. Module này cũng có thể được cấu hình để nhận các văn bản gửi đến từ bên ngoài theo đường thư điện tử.

II.3.3. Module Lịch công tác

Module Lịch công tác cho phép cập nhật toàn bộ lịch họp, lịch làm việc, công tác của cơ quan, đơn vị, của các cán bộ lãnh đạo, và các thông báo, nhắc việc hàng tuần nhằm công bố thông tin cho toàn thể cán bộ, nhân viên của cơ quan, đơn vị được biết và phối hợp thực hiện công việc. Đối với mỗi công việc được lập lịch đều có thông tin về các thành viên tham gia.

II.3.4. Module Quản lý biểu mẫu soạn thảo

Module Quản lý Biểu mẫu soạn thảo được xây dựng nhằm mục đích cung cấp cho người sử dụng một công cụ để quản lý, khai thác và tìm kiếm các biểu mẫu, báo cáo được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị.

Module Quản lý Tài liệu lưu trữ bao gồm các chức năng:

1.Cập nhật biểu mẫu

Cho phép cập nhật các biểu mẫu đang được sử dụng để quản lý và chia sẻ giữa các cá nhân trong đơn vị.

2.Phân loại biểu mẫu

Thống kê và phân loại toàn bộ biểu mẫu đang được sử dụng. Với chức năng này, người dùng có thể tra cứu được biểu mẫu dựa trên những tiêu thức quản lý.

3.Tìm kiếm biểu mẫu

Cho phép tìm kiếm toàn văn hay theo thuộc tính của biểu mẫu.

4.Quản trị hệ thống và dữ liệu danh mục

Cho phép quản trị các thông tin cấu hình hệ thống, danh sách người dùng và các danh mục phân loại biểu mẫu, phân loại lĩnh vực của biểu mẫu.

II.3.5. Module Thư điện tử

Module Thư điện tử cho phép gửi nhận thư điện tử giữa các cá nhân, đơn vị tham gia trên mạng diện rộng, cho phép từng cá nhân quản lý hòm thư riêng (xem các thư đã nhận, thư đã gửi, các thư đã xóa khỏi hòm thư nhận, xóa hẳn thư khỏi cơ sở dữ liệu lưu trữ). Module này cũng có thể được cấu hình để gửi và nhận thư với các địa chỉ Internet mail.

Với Lotus Domino (bản thân đã là hệ thống mail server nổi tiếng của hãng IBM), module này cho phép triển khai hệ thống thư tín điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra của Bộ Thông tin và Truyền thông.

II.3.6. Module Nhắc việc

Module Nhắc việc cho phép quản lý – lập kế hoạch thực hiện các công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan một cách hiệu quả. Module này có thể được sử dụng phối hợp với module Nhắc việc Offline nhằm thông báo đến người dùng các kế hoạch, lịch hẹn một cách tiện lợi.

II.3.7. Module Quản lý tài liệu lưu trữ (TDArchives)

Module Quản lý Tài liệu lưu trữ được thiết kế với mục đích chính là quản lý, lưu trữ toàn bộ các hồ sơ văn bản của cơ quan, các đơn vị trực thuộc nộp vào kho Lưu trữ; quản lý lưu trữ toàn bộ hồ sơ văn bản của tổ chức, đơn vị; phục vụ cho công tác khai thác sử dụng hồ sơ, văn bản tài liệu của các cơ quan và các độc giả một cách tiện lợi, nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu khai thác của tất cả các đơn vị.

Module Quản lý Tài liệu lưu trữ của phần mềm TDOffice được xây dựng dựa trên các quy định của Chính phủ, bao gồm:

– Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

Module Quản lý Tài liệu lưu trữ bao gồm các tính năng:

1.Quản lý tài liệu lưu trữ

Cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa, đưa vào lưu trữ, và phân quyền tra cứu các hồ sơ tài liệu, xóa các hồ sơ tài liệu hết hạn lưu trữ.

2.Quản lý khai thác sử dụng tài liệu

Cho phép người dùng đăng ký làm độc giả để có thể tra cứu tài liệu, đăng ký mượn/trả tài liệu. Cho phép người Quản trị hệ thống chấp nhận/từ chối các yêu cầu mượn/trả tài liệu, xem danh sách độc giả đăng ký mượn/trả, các độc giả đã mượn và đang mượn hồ sơ tài liệu, xử lý đối với các độc giả mượn hồ sơ tài liệu quá thời hạn.

3.Tìm kiếm, tra cứu để khai thác hồ sơ, văn bản

Cung cấp công cụ cho đối tượng sử dụng hệ thống khả năng tìm kiếm nhanh chóng các hồ sơ lưu trữ theo nhiêu tiêu chí khác nhau.

4.Lập các thống kê báo cáo tổng hợp

Cho phép các đối tượng sử dụng thao tác kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau.

5.Chuyển đổi tài liệu từ module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc sang module Quản lý Tài liệu lưu trữ

Cho phép các đơn vị sử dụng thao tác chuyển đổi các văn bản đi, đến và hồ sơ công việc từ phân hệ Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc sang phân hệ Quản lý tài liệu lưu trữ.

6.Chuyển đổi tài liệu từ module Cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy sang module Quản lý tài liệu lưu trữ

Cho phép các đơn vị sử dụng thao tác chuyển đổi các tài liệu văn bản từ module Cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy sang module Quản lý tài liệu lưu trữ.

7.Gửi nhận văn bản, hồ sơ tài liệu giữa các trung tâm lưu trữ

Cho phép các trung tâm lưu trữ thuộc các đơn vị trực thuộc gửi các hồ sơ lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu trữ lên Trung tâm lưu trữ và cho phép Trung tâm lưu trữ nhận các hồ sơ lưu trữ gửi từ các trung tâm lưu trữ của các đơn vị trực thuộc đưa vào kho lưu trữ tổng hợp.

II.3.8. Module Quản lý đăng ký xe

Module Quản lý Đăng ký xe được xây dựng với mục đích phục vụ quản lý và khai thác một cách hiệu quả các xe công vụ, phục vụ việc chuẩn bị và bảo đảm sẵn sàng cho các chuyến công tác của cơ quan, đơn vị.

Module Quản lý Đăng ký xe bao gồm các tính năng sau:

1.Đăng ký xe công vụ

Cho phép tạo lập các phiếu đăng ký xe công vụ với các thông tin về ngày lập phiếu đăng ký, người đăng ký, yêu cầu số chỗ ngồi của xe, thời gian công tác, nơi đi, nơi đến, số km đường đi dự kiến, nội dung công tác, … Để thuận tiện hơn cho quá trình đăng ký xe, module này cũng cho phép xem danh sách các chuyến xe đã được đăng ký, cũng như các chuyến xe đã hủy để người đăng ký có thể biết thêm thông tin và lựa chọn.

2.Xem thông tin tình trạng xe công vụ và tình trạng lái xe

Cho phép xem thông tin về tình trạng xe công vụ và tình trạng lái xe của đơn vị tại thời điểm đăng ký, cung cấp thêm thông tin cho các cán bộ, nhân viên của cơ quan, đơn vị để có được thông tin lựa chọn và đăng ký phù hợp.

3.Quản lý đăng ký xe công vụ

Cho phép thực hiện sắp xếp lịch xe công vụ, xác nhận việc đăng ký xe hoặc hủy chuyến xe.

4.Quản trị hệ thống và danh mục

Cho phép thực hiện các cấu hình hệ thống, quản trị người dùng cũng như danh sách xe công vụ và danh sách lái xe của cơ quan, đơn vị.

II.3.9. Module Quản lý đăng ký phòng họp

Module Quản lý đăng ký phòng họp được xây dựng với mục đích phục vụ quản lý và khai thác một cách hiệu quả các phòng họp và trang thiết bị phục vụ tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị.

Module Quản lý đăng ký phòng họp bao gồm các tính năng sau:

1.Đăng ký phòng họp

Cho phép tạo lập các phiếu đăng ký phòng họp với các thông tin về ngày lập phiếu đăng ký, người đăng ký, yêu cầu số chỗ ngồi của phòng họp, thời gian tổ chức cuộc họp, yêu cầu lễ tân, nội dung cuộc họp, … Để thuận tiện hơn cho quá trình đăng ký phòng họp, module này cũng cho phép xem danh sách các cuộc họp đã được sắp xếp, cũng như các cuộc họp đã hủy để người đăng ký có thể biết thêm thông tin và lựa chọn.

2.Xem thông tin tình trạng phòng họp và tình trạng thiết bị

Cho phép xem thông tin về tình trạng phòng họp và tình trạng thiết bị phục vụ hội thảo của đơn vị tại thời điểm đăng ký, cung cấp thêm thông tin cho các cán bộ, nhân viên của cơ quan, đơn vị để có được thông tin lựa chọn và đăng ký phù hợp.

3.Quản lý đăng ký phòng họp

Cho phép thực hiện sắp xếp lịch phòng họp, xác nhận việc đăng ký phòng họp hoặc hủy cuộc họp.

4.Quản trị hệ thống và danh mục

Cho phép thực hiện các cấu hình hệ thống, quản trị người dùng cũng như các dữ liệu danh mục như đơn vị nội bộ, phòng họp, loại thiết bị và thiết bị phục vụ hội thảo.

II.3.10. Module Chat nội bộ

Module Chat nội bộ cho phép các cán bộ, nhân viên của cơ quan, đơn vị có thể trao đổi thông tin thông qua việc trao đổi các thông điệp ngắn. Có thể tra đổi giữa các thành viên của một nhóm công tác. Đây là cách thức trao đổi thông tin khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Module cũng cho phép gửi file đính kèm và nhắn tin SMS. Module này hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành trong một đơn vị.

II.3.11. Module gửi tin nhắn SMS

Module gửi tin nhắn SMS cho phép các cán bộ, nhân viên của cơ quan, đơn vị có thể nhắn tin đến các thuê bao điện thoại di động để trao đổi công việc hoặc nhắc việc.

II.3.12. Module nhắc việc Offline

Module nhắc việc Offline là thành phần hoạt động ở phía máy khách (client), thực hiện nhiệm vụ cảnh báo – nhắc việc cho các module: Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Thư điện tử, Nhắc việc, Đăng ký xe, Đăng ký phòng họp, Lịch công tác, Quản lý tài liệu lưu trữ,…

II.3.13. Module cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy

Module cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy được thiết kế với mục đích chính là quản lý, lưu trữ, khai thác các dữ liệu là các Văn bản pháp quy đã được ban hành và có hiệu lực. CSDL đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác các văn bản pháp quy phục vụ cho các hoạt động hành chính, điều hành công việc của các cá nhân và đơn vị. CSDL này cũng cung cấp các văn bản mang tính pháp lý để làm căn cứ cho việc ban hành các văn bản khác phục vụ điều hành.

Module cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy của phần mềm TDOffice được xây dựng dựa trên các quy định của Chính phủ, bao gồm:

– Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Nghị định của Chính phủ số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002.

Các chức năng chính của module Cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy bao gồm:

1.Chức năng cập nhật thông tin văn bản pháp quy

Sử dụng chức năng này để đưa các thông tin của các Văn bản pháp quy vào CSDL để quản lý và lưu trữ.

2.Chức năng tra cứu các văn bản pháp quy

Sử dụng chức năng này để tra cứu văn bản pháp quy. Có nhiều tiêu chí phân loại để tiện cho việc tra cứu, ví dụ như Xem toàn bộ các văn bản pháp quy hiện có, Xem những văn bản vừa nhập trong ngày, Xem theo loại văn bản pháp quy (Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Sắc lệnh, Nghị định, Quyết định, Thông tư, …) hoặc Xem theo phân loại các tiêu thức quản lý của văn bản (ngày ban hành, cơ quan ban hành, người ký, …).

3.Chức năng theo dõi các văn bản pháp quy mới ban hành

Sử dụng chức năng này để biết được có những văn bản nào mới được ban hành và nhập vào chương trình. Có thể xem phân loại các văn bản mới theo cơ quan ban hành, ngày ban hành hoặc loại văn bản.

4.Chức năng tìm kiếm toàn văn Văn bản pháp quy

Sử dụng chức năng này để tìm kiếm thông tin về văn bản pháp quy, kết quả trả về là danh sách các Văn bản pháp quy mà có bất kỳ một thuộc tính nào có nội dung giống với thông tin đưa vào để tìm kiếm.

5.Chức năng tìm kiếm theo thuộc tính của văn bản pháp quy

Sử dụng chức năng này để tìm kiếm các văn bản pháp quy có các thuộc tính đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm đưa vào.

6.Chức năng trao đổi dữ liệu văn bản với các phân hệ và chương trình khác

Chương trình cho phép nhập dữ liệu văn bản pháp quy từ phân hệ Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (với các văn bản được xác định là Văn bản pháp quy của cả hai nhóm chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi), hoặc chuyển đổi dữ liệu văn bản pháp quy từ các chương trình Quản lý văn bản pháp quy khác. Thực hiện thông qua sử dụng các chức năng Kết chuyển văn bản tương ứng.

7.Chức năng khai báo dữ liệu danh mục và thông tin hệ thống

Sử dụng chức năng này để khai báo các dữ liệu danh mục của chương trình, phục vụ cho việc quản lý, nhập liệu và tra cứu – tìm kiếm các văn bản pháp quy, ví dụ như Danh mục cơ quan ban hành, Danh mục đơn vị ngoài, Danh mục loại văn bản, Danh mục lĩnh vực, …. Chức năng này còn được sử dụng để khai báo thông tin Danh mục nhân sự và Tham số hệ thống.

II.3.14. Module công báo tỉnh/đơn vị

Module Công báo tỉnh/đơn vị được xây dựng nhằm hỗ trợ các trung tâm công báo của tỉnh/thành phố thực hiện công tác tiếp nhận, công bố, lưu trữ các văn bản pháp luật thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.

Module Công báo tỉnh/đơn vị bao gồm các chức năng sau:

1.Chức năng cập nhật văn bản

Cho phép người dùng cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của các đơn vị trong tỉnh ban hành vào cơ sở dữ liệu của chương trình hoặc chuyển dữ liệu từ modul Cơ sở dữ liệu văn bản pháp quy.

2.Chức năng tìm kiếm văn bản pháp quy

Sử dụng chức năng này để tìm kiếm thông tin về văn bản pháp quy. Các cách tìm kiếm có thể là tìm kiếm toàn văn hoặc tìm kiếm theo các tiêu thức quản lý (thuộc tính) của văn bản pháp quy. Trong trường hợp tìm kiếm toàn văn, kết quả trả về là danh sách các văn bản pháp quy mà có bất kỳ một thuộc tính nào có nội dung giống với thông tin đưa vào để tìm kiếm.

3.Chức năng theo dõi các văn bản pháp quy mới ban hành

Sử dụng chức năng này để biết được có những văn bản nào mới được ban hành và nhập vào chương trình. Có thể xem phân loại các văn bản mới theo cơ quan ban hành, ngày ban hành hoặc loại văn bản.

Xem thêm: Một Số Phần Mềm Soạn Thảo Văn Bản Thông Dụng, Phần Mềm Soạn Thảo Văn Bản Phổ Biến Nhất Hiện Nay

4.Phân loại văn bản

Cho phép người dùng tra cứu một văn bản bất kỳ theo các hình thức phân loại văn bản để quản lý. Với chức năng này người dùng có thể lựa chọn tra cứu văn bản đã nhập trong ngày, theo số công báo, theo cơ quan ban hành, theo ngày nhập của văn bản, theo vấn đề, theo quyết định, …

5.Quản lý danh mục

Quản lý danh mục là nhóm chức năng dành riêng cho người dùng có quyền quản trị hệ thống, thực hiện việc quản lý danh sách các tham số cấu hình hệ thống và cập nhật các thông tin danh mục phục vụ quản lý văn bản bản, như danh mục cơ quan ban hành, danh muc đơn vị ngoài, danh mục người ký, ….