Quy Trình Kiểm Soát Thông Tin Dạng Văn Bản (Tài Liệu, Hồ Sơ)

Một khi thông tin dạng văn bản được tạo lập thì việc kiểm soát thông tin dạng văn bản cần phải được tiến hành. Về cơ bản tiêu chuẩn yêu cầu như sau:

Phải sẵng có và phù hợpĐể sử dụng khi cần: ví dụ công nhân cần đọc hướng dẫn công việc, thì hướng dẫn công việc phải có sẵng để họ có thể lấy tham khảo. Phù hợp là phải sử dụng được ví dụ như ngôn ngữ…Chứ tài liệu Tiếng Anh họ cũng chịu, thì chưa phù hợp.

Đang xem: Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản

” data-medium-file=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?fit=300%2C300&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?fit=480%2C480&ssl=1″ class=”size-medium wp-image-3810″ src=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?resize=300%2C300&ssl=1″ alt=”Sẵng có” width=”300″ height=”300″ srcset=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?resize=300%2C300&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?resize=150%2C150&ssl=1 150w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?resize=100%2C100&ssl=1 100w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/sẵng-có.jpg?w=480&ssl=1 480w” sizes=”(max-width: 300px) 100vw, 300px” data-recalc-dims=”1″ />

Phải được bảo vệNhằm tránh việc giả mạo thông tin, chỉnh sửa, thay đổi mà không được phép, hoặc hư hỏng. Đặc biệt bảo vệ nhằm giữ luồng thông tin đến đúng người. Ví dụ thông tin về lương của nhân viên thì phải được bảo mật, bằng mật khẩu và các biện pháp khác. Đồng thời cũng cần phải đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật.

” data-medium-file=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?fit=300%2C300&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?fit=626%2C626&ssl=1″ class=”size-medium wp-image-3807″ src=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?resize=300%2C300&ssl=1″ alt=”” width=”300″ height=”300″ srcset=”https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?resize=300%2C300&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?resize=150%2C150&ssl=1 150w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?resize=600%2C600&ssl=1 600w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?resize=100%2C100&ssl=1 100w, https://i0.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/bảo-vệ.jpg?w=626&ssl=1 626w” sizes=”(max-width: 300px) 100vw, 300px” data-recalc-dims=”1″ />

Phân phối, tiếp cận, khôi phục và sử dụng: Nói ngắn gọn thì thông tin phải đưa đúng người, và khi cần sử dụng thì có thể lấy một cách nhanh chóng. Dễ truy cập. Đặc biệt là các hồ sơ, form mẫu khi cần dùng thì không mất nhiều thời gian để lấy hoặc điền thông tin.

” data-medium-file=”https://i1.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/phân-phối.jpg?fit=300%2C158&ssl=1″ data-large-file=”https://i1.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/phân-phối.jpg?fit=456%2C240&ssl=1″ class=”size-medium wp-image-3809″ src=”https://i1.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/phân-phối.jpg?resize=300%2C158&ssl=1″ alt=”” width=”300″ height=”158″ srcset=”https://i1.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/phân-phối.jpg?resize=300%2C158&ssl=1 300w, https://i1.wp.com/sonlavn.com/wp-content/uploads/2020/05/phân-phối.jpg?w=456&ssl=1 456w” sizes=”(max-width: 300px) 100vw, 300px” data-recalc-dims=”1″ />

Lưu trữCông ty phải chỉ định một nơi cụ thể để lưu trữ thông tin dạng văn bản. Phần này yêu cầu phải áp dụng cho cả tài liệu và hồ sơ. Lưu ý mình vẫn dùng hai từ này căn cứ vào chữ “ retain hay là maintain” nha.

Kiểm soát sự thay đổiTổ chức phải có năng lực kiểm soát được sự thay đổi của các thông tin dạng văn bản. Khi thay đổi cần phải có sự xem xét và phê duyệt. Sau khi phát hành văn bản mới nếu cần thiết phải đào tạo lại. Phát hành thông tin dạng văn bản mởi cũng cần thông báo rộng rãi và thu hồi bản cũ và hủy đi nếu là giấy, hoặc cập nhật bản mới thay thế bản cũ nếu đó là file mềm.

Xem thêm: Cms Là Gì ? Ưu Nhược Điểm Của Cms Và Một Số Hệ Cms Phổ Biến Hệ Quản Trị Nội Dung

Thời gian lưu trữKhi nhắc đến lưu trữ các bạn hãy nhớ ngay đến đây là hồ sơ. Hồ sơ như kết quả đo mẫu đều phải được lưu trữ lại. Còn thời gian lưu trữ bao lâu thì tiêu chuẩn không quy định. Tổ chức phải tự đưa ra dựa trên mức độ cần thiết hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Có những khách hàng yêu cầu 5 năm, lại có khách hàng chả yêu cầu gì. Nhưng khi có hàng lỗi, có khiếu nại. Họ lại yêu cầu truy xuất kết quả đo…

Và cuối cùng là các thông tin dạng văn bản bên ngoài tổ chức phải được nhận biết để tranh sự lẫn lộn hoặc là thay đổi ngoài ý muốn.

Phần cuối cùng hay gặp nhất là chẳng lẽ cái gì tôi cũng cần phải kiểm soát hay sao. Vậy chắc phải dành cả thanh xuân để đi kiểm soát thông tin dạng văn bản quá. Tổ chức phải tự quyết định, văn bản nào thì cần phải kiếm soát. Các bạn có thể căn cứ vào một số câu hỏi sau đây.

Có liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.Có hướng dẫn cho việc kiểm tra, thẩm định, đo mẫu mà quyết định cho thành phẩm có đạt hay không?Có liên quan đến yêu cầu sản phẩm như bản vẽ, tiêu chuẩn…Có liên quan đến việc kiểm soát, chỉnh sửa thông số của quá trình.Có liên quan đến việc thu thập dữ liệu làm báo cáo, phục vụ cho việc ra quyết định của hệ thống.Có được yêu cầu theo tiêu chuẩn của ISO 9001:2015

Nếu một trong những câu hỏi trên mà bạn trả lời là có, thì thông tin dạng văn bản nên được kiểm soát. Tiêu chuẩn cũng không yêu cầu bạn viết một hướng dẫn công việc hay quy trình để kiểm soát tài liệu. Nhưng trong bao nhiêu năm kinh nghiêm làm việc, tôi thấy rằng một quy trình rõ ràng sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp này.

Xem thêm: Ứng Dụng Dịch Văn Bản Tiếng Anh Tốt Nhất Hiện Nay, Top 3 Phần Mềm Dịch Tiếng Anh Tốt Nhất Hiện Nay

Đây cũng là bài cuối cùng của chương 7. Các bạn có thể theo dõi bài tổng hợp chương 7 tại đây.